Dans les établissements scolaires, la communication via WhatsApp devient rapidement un casse-tête. À chaque classe son groupe. À chaque activité, son canal. À chaque niveau, ses échanges. Pour les parents qui ont plusieurs enfants dans différents cycles, ou pour les responsables d’école qui doivent veiller à la bonne circulation de l’information, cette multiplication de groupes entraîne confusion et fatigue. Il n’est pas rare qu’un responsable doive suivre plus de 10 groupes à la fois, avec des notifications constantes, des doublons d’informations ou, pire encore, des informations contradictoires entre les groupes.
Une surcharge mentale et un risque d’erreurs
Ce désordre entraîne des oublis et des retards. Un message sur un changement de programme envoyé uniquement dans le groupe des parents de 4e A peut ne pas être vu par le responsable de la vie scolaire ou par l’enseignant principal du niveau, pourtant tous deux concernés. Dans ce système éclaté, la traçabilité de l’information est quasiment impossible. Un parent peut dire qu’il n’a jamais reçu l’information, et il devient difficile pour l’administration de prouver le contraire. Cela crée un climat de tension inutile, où la faute semble toujours venir de celui qui n’a pas suivi, même si c’est le système lui-même qui est défaillant.
La solution : unifier les échanges dans une plateforme structurée
Face à cette dispersion de l’information, l’école gagnerait à adopter une solution qui offre les avantages suivants :
- Émission centralisée des messages
- Ciblage des destinataires, afin que chacun ne reçoive que l’information qui le concerne
- Un coût très bas, idéalement via une application avec système de notifications (exemple : Eska)
- Automatisation des messages et traçabilité des échanges
- De planifier les communications à l’avance, ce qui évite les oublis de dernière minute.
- De segmenter les canaux de diffusion par rôle : administration, enseignants, parents, élèves, tout en assurant une coordination fluide entre ces catégories.
- D’obtenir des statistiques de lecture : l’école peut savoir combien de parents ont lu le message, et relancer ceux qui ne l’ont pas encore consulté.
Par exemple, un parent ayant deux enfants en 5e B et en 3e A voit directement les messages liés à ces deux classes ainsi que les informations globales de l’établissement. L’administration, quant à elle, peut diffuser une information ciblée à un groupe précis (comme les enseignants du cycle primaire) ou à tous les parents en un clic. Cela garantit que tout le monde reçoit la bonne information, au bon moment.
Eska, bien plus qu’un outil de communication
L’application Eska ne se limite pas à transmettre des messages. Elle transforme entièrement la manière dont les écoles interagissent avec les parents.
Grâce à Eska, les écoles simplifient l’envoi des messages tout en centralisant la communication, de manière fiable, traçable et instantanée au sein de leur établissement.
Comment ça marche?
Le processus est simple, structuré et entièrement automatisé pour faciliter la communication entre l’établissement et les parents.
- Tout commence par la connexion de l’établissement à l’interface de gestion Eska, depuis un ordinateur ou une tablette. Cette plateforme intuitive centralise toutes les données scolaires à compléter et permet une prise en main rapide.
- L’école sélectionne ensuite les parents concernés (par classe, niveau ou groupe) et conçoit le message à envoyer. Le contenu peut contenir jusqu’à 3000 caractères, avec la possibilité d’intégrer des fichiers multimédias (images, documents, schémas) pour renforcer la clarté des informations. Une fois finalisé, le message est envoyé en un seul clic via l’application Eska.
Dès l’envoi, chaque parent ayant installé l’application reçoit une notification instantanée sur son téléphone, même si l’écran est verrouillé. Si le téléphone est éteint, la notification s’affichera dès qu’il sera rallumé. Pour garantir une bonne réception, le système inclut un aperçu du message sur l’écran de verrouillage, un accusé de lecture automatique et un historique consultable à tout moment.
La plateforme de gestion dispose d’un système de suivi des messages reçus et/ou envoyés ou non, ce qui permet l’établissement de relancer les contacts qui n’ont pas reçu le message. Il est également mis à leur disposition, un système intelligent de relance automatique pour notifier à nouveau les parents n’ayant pas encore consulté l’information.
Exemple : sur 150 parents, 90 ont lu le message dans l’heure, les 60 autres sont relancés automatiquement.
NB: Aucun SMS à payer. Aucune étape supplémentaire. Tout est automatisé.
Les établissements scolaires ont besoin d’une communication simplifiée, ciblée, traçable et moins chère. WhatsApp, malgré son utilité ponctuelle, devient vite inadapté lorsqu’il s’agit de la communication à l’école. En optant pour une solution professionnelle, les écoles reprennent le contrôle de leurs échanges, améliorent la relation avec les parents et créent un cadre serein pour tous les acteurs de la communauté éducative.
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